Manche Aufgaben wirken auf den ersten Blick unscheinbarer, als sie sind. So auch in diesem Fall:
Eine langjährige Kundin trat mit dem Wunsch an mich heran, Tabellen aus HTML-Dateien in die Bedienungsanleitungen ihrer Sensorprodukte zu integrieren. Diese Tabellen enthielten alle wichtigen Details zu verschiedenen Sensorvarianten – von Ausführung über Messbereiche bis hin zu technischen Werten. Bisher wurden sie … sagen wir mal: "pragmatisch" eingefügt. Nämlich als Screenshots.
Und das bedeutete:
- Für jede Sprache und jeden Sensor ein eigener Screenshot
- Bei jedem Update neue Screenshots – manuell, versteht sich
- Eine umfangreiche Ablagestruktur, die sich anfühlte wie Tetris mit Dateinamen
- Und last but not least: eine kunterbunte Optik, die alles war – nur nicht im Corporate Design
Die Folge: Aufwand hoch, Qualität eher so "mittel".
„Die Konkurrenz macht das aber besser!“
Als der Geschäftsführer bemerkte, dass die Mitbewerber diese Aufgabe eleganter lösen, war klar: Es musste sich etwas ändern. Und zwar zügig.
Ich bekam den Auftrag, einen Workflow zu entwickeln, mit dem sich die HTML-Tabellen nativ, CD-konform und möglichst effizient in die Anleitungen integrieren lassen. Keine Screenshots mehr. Und bitte möglichst günstig.
Ein Plugin? Ein Skript? Eine magische Lösung?
Ich recherchierte. Und stieß auf einige HTML-Importskripte – die leider alle so alt waren, dass sie vermutlich zuletzt unter CS6 getestet wurden. Kompatibilität mit aktuellen InDesign-Versionen? Eher unwahrscheinlich. Also legte ich diese Option wieder beiseite.
Plan B: Copy and Paste?
Notfalls, ja. Diese Variante hatte die Kundin sogar selbst ins Spiel gebracht. Aber innerlich habe ich mich spürbar gesträubt. Mein Anspruch an eine saubere, elegante Lösung ließ es einfach nicht zu, bei einem Workaround zu bleiben, der genauso fehleranfällig und unhandlich gewesen wäre wie die Screenshot-Methode.
Und dann kam mir eine unspektakuläre, aber zielführende Idee: Microsoft Word.
Die Lösung: Word als Konvertierungshelfer
Word kann HTML-Dateien nativ öffnen. Und zwar erstaunlich gut. Ich testete es – und siehe da: Die Tabellenstruktur blieb einwandfrei erhalten. Also speicherte ich das Ganze als .docx – denn dieses Format lässt sich ja problemlos in InDesign platzieren.
Damit war der Weg frei: Vom HTML-Datenmatsch zur sauberen Word-Datei, die sich in InDesign weiterverarbeiten lässt.
Jetzt fehlte nur noch der Feinschliff.
Template und Formate statt manueller Fummelei
Ich legte also ein schlankes InDesign-Template speziell für diese Tabellen an – mit allen relevanten Tabellen-, Zellen-, Absatz- und Zeichenformaten. Durch saubere Verschachtelung ließen sich damit selbst größere Tabellen mit wenigen Klicks vollständig ins Corporate Design überführen.
Und das Beste:
- Keine Screenshots mehr
- Kein Größenabgleich
- Keine Ablagestruktur für dutzende Sprachversionen
- Kein Copy-and-Paste-Desaster
- Und auch nicht ohne: keine Zusatzkosten für Plugins!
Die Kundin war begeistert. Und ich auch – weil die Lösung nicht nur funktioniert, sondern schnell, sauber und nachhaltig ist.
Tschüss Screenshots, hallo Struktur
Was ich aus dieser Aufgabe mitgenommen habe? Nicht jeder elegante Workflow entsteht mit viel Technik, Budget oder Drittanbieter-Tools. Manchmal reicht ein kreativer Umweg über Microsoft Word – solange das Ergebnis stimmt.
Und das tat es in diesem Fall zu 100 %.
CD-konform, effizient, nachvollziehbar. Und endlich ohne Screenshots.
Worauf es am Ende wirklich ankommt
Gute Workflows müssen nicht kompliziert sein – aber sie sollten klug gedacht sein. Wenn du für deine anspruchsvollen Satzprojekte, Tabellen oder Dokumente nach einer Lösung suchst, die einfach funktioniert und professionell aussieht, dann lass uns reden.
Ich finde den passenden Weg. Auch wenn er manchmal durch Word führt!